كبف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

الكاتب : fas   المشاهدات : 459   الردود : 3    ‏2004-04-11
      مشاركة رقم : 1    ‏2004-04-11
  1. fas

    fas قلم فضي

    التسجيل :
    ‏2004-01-23
    المشاركات:
    3,537
    الإعجاب :
    0
    كلنا نعاني من كثرة الاوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة اخت من الاوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :

    1-حدد موقعا ثابتا :

    إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .

    إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .

    2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :

    - أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .

    3-اتخذ القرار :

    ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل

    دقة :

    هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟

    هل تهمني هذه الورقة ؟

    هل لها مصدر أخر ؟

    هل هي حديثة ؟

    في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟

    أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟

    كيف أعثر عليها ؟

    وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.

    ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .



    4- تحديث الملفات :

    أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .

    كلمة أخيرة :

    لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .
     
  2.   مشاركة رقم : 2    ‏2004-04-11
  3. صاحـ السـمو بـة

    صاحـ السـمو بـة قلم ذهبي

    التسجيل :
    ‏2004-03-28
    المشاركات:
    6,627
    الإعجاب :
    0
    بارك الله فيك

    وجزاك كل خير

    وجعل مجهودك هذا في ميزان حسناتك

    تحياتي اخي فاس
     
  4.   مشاركة رقم : 3    ‏2004-04-11
  5. لمياء

    لمياء مشرفة سابقة مشرف سابق

    التسجيل :
    ‏2002-10-08
    المشاركات:
    2,738
    الإعجاب :
    0
    تعليمات قيمة .. شكرا لك اخي
     
  6.   مشاركة رقم : 4    ‏2004-04-12
  7. Azal

    Azal قلم ذهبي

    التسجيل :
    ‏2003-07-26
    المشاركات:
    7,534
    الإعجاب :
    34
    أنا راح أصمم لكم برنامج كمبيوتر بدلاً من الأوراق...(حياة إلكترونية) على خلفية الحكومات الإلكترونية.

    شكراً أخي على الموضوع الرائع
     

مشاركة هذه الصفحة