نظام لمشاريع البناء والمقاولآت

الكاتب : الصقر الجارح   المشاهدات : 560   الردود : 0    ‏2003-06-03
      مشاركة رقم : 1    ‏2003-06-03
  1. الصقر الجارح

    الصقر الجارح قلم فضي

    التسجيل :
    ‏2003-04-18
    المشاركات:
    2,647
    الإعجاب :
    1

    مقدمة عامة:
    إن نظام ProjectAct هو عبارة عن نظام مخصص للمشاريع يسمح بربط مختلف أطراف المشروع (المقاول، الاستشاري، مدير المشروع وغيرهم من أطراف المشروع) بعضهم مع بعض لتبادل وإدارة وتخزين كافة معلومات ووثائق المشروع بالطرق الإليكترونية.



    طريقة الاستخدام:
    يتم استخدام نظام ProjectAct عن طريق شبكة إنترنت بواسطة متصفح IE من مايكروسوفت أو متصفح نتسكيب نافيجيتور، ويفضل الاتصال بإنترنت عن طريق الاشتراك في خدمة ADSL أو ما يعادلها. ويمتلك كل مستخدم اسم الدخول وكلمة السر الخاصة به، كما يتضمن النظام إجراءات التحقق من الهوية عند الدخول للمرة الأولى.


    إعداد المشروع:
    خلال هذه المرحلة يتم اعتماد هيكلية محددة لتخزين وثائق ومستندات المشروع بما يتناسب مع القواعد المتبعة كما يتم تحديد مستويات الوصول لكل مستخدم أو مجموعة مستخدمين لكل ملف ووثيقة. يمكن بعد ذلك نسخ هذه الهيكلية لكل مشروع جديد.


    مستويات الأمن وأذونات المستخدمين:
    تملك كافة الملفات والوثائق تصنيفات محددة للوصول تحدد لكل مستخدم أو مجموعة مستخدمين مستوى الوصول المسموح به. يتم تحديد مستويات الوصول من قبل مدير المشروع الذي يملك صلاحية التحكم بكافة مستويات الوصول. ويمتلك النظام مستويات الوصول التالية كما في الشكل (1):
    منع الوصول.
    القراءة فقط.
    القراءة والإضافة.
    القراءة والإضافة والتعديل.
    القراءة والإضافة والتعديل والحذف.
    القراءة والإضافة والتعديل والحذف وتغيير مستوى الوصول.



    الشكل(1): مستويات الوصول.

    الأقسام الرئيسية للنظام:
    إدارة الوثائق والخرائط:
    ويتم فيها تخزين وإدارة الوثائق مثل المستندات الرسمية والخرائط الهندسية والصور والتقارير والتحكم بعملية التعديل بما يضمن المحافظة على كافة التغيرات المدخلة على أية وثيقة كما في الشكل (2).


    الشكل(2): سجل التغييرات للوثيقة.

    يتم في هذا القسم أيضاً تخزين كافة التصنيفات الهندسية لكل وثيقة مثل رقم الوثيقة ونوعها، المرجع الرئيسي، الاسم، رقم المراجعة. كما يقوم النظام بحفظ حالة الوثيقة (مقبولة، مقبولة مع وجود ملاحظات، مرفوضة).
    ويسمح النظام بقراءة 200 هيئة (format) ملف، بما في ذلك ملفات التصميم بالحاسوب (CAD)، مثل أوتوكاد ومايكروستيشن، بالإضافة إلى الملفات المكتبية من دون الحاجة لتركيب البرامج الأساسية الخاصة بهذه الملفات على الحاسوب. ويمنح المستخدم القدرة على إضافة ملاحظات أو تعليقات على أي جزء من الملف وطباعته طباعة كاملة أو جزئية.

    كما يحتوي النظام على سجل مراجعة لكل ملف، بحيث يتم تسجيل أية عملية قام بها المستخدم على الملف تلقائياً. يقدم سجل المراجعة معلومات عن اسم المستخدم، ونوع عملية الوصول (القراءة، التعديل ومستويات اخرى)، ورقم المراجعة التي تم الوصول إليها والتاريخ والوقت المحدد.

    التواصل بين أطراف المشروع:
    يخصص النظام حيزاً لكل مشروع يفصله عن بقية المشاريع الأخرى الموجودة في النظام، بحيث يسمح لأطراف المشروع الواحد بالوصول لمعلومات المشروع المخصص لهم فقط. ويوجد لكل مستخدم مفكرة شخصية ومفكرة للمشروع للتنسيق وتحديد مواعيد الاجتماعات بين مختلف الاطراف.

    يحتوي النظام أيضاً على لائحة بالوثائق والخرائط المطلوب إنجازها خلال المشروع مع تواريخ الانتهاء المحددة لكل منها والمستخدم المسؤول عن انجازها، ما يسمح لمدير المشروع بتعديل ومتابعة وتيرة الإنجاز وتلافي أي تأخير قد يسبب عرقلة المشروع. ويمكن عقد اجتماعات بين عدة مستخدمين متباعدين جغرافياً وتسجيل محضر الاجتماع وإرسال نسخ بالمهمات الموكلة لكل مستخدم للمتابعة من خلال النظام.

    إدارة المعلومات:
    يتميز محرك البحث في النظام بالقدرة على البحث عن الكلمة المطلوبة في اسم الملف والمحتوى والتصنيفات المختلفة أو تاريخ الإدخال. كما يستطيع محرك البحث قراءة محتويات ملفات PDF وMS Office وCAD، ويمكن البحث عن جزء من الكلمة أو مرادفاتها كما في الشكل (3).

    وعند عرض نتيجة البحث يتم عرض الملفات المطابقة مع ملخص قصير عن محتويات الملف.




    الشكل(3): خيارات محرك البحث.

    يحوي النظام عدداً من التقارير المفيدة لكافة أطراف المشروع منها كافة الوثائق التي تم تعديلها خلال الأسبوع، لائحة بالمراسلات المتأخرة، الوثائق والخرائط الواجب إرسالها للموافقة خلال الأسبوع القادم.

    يمنح النظام المستخدمين إمكانية تنبيه كل مستخدم حسب لائحة الخيارات الخاصة به، مثلا يتم تنبيه مهندس الكهرباء تلقائياً عندما تتم الموافقة على خريطة التحكم من قبل الاستشاري، كما يمكن إرسال التنبيهات بواسطة البريد الإلكتروني حسب رغبة المستخدم.

    أتمتة المراسلات:
    تتيح هذه الميزة بشكل أساسي تخفيض المدة اللازمة لمراجعة الوثائق من قبل عدة أطراف، وتمنح الطرف المسؤول القدرة على متابعة الوثيقة بشكل دائم عند انتقالها من طرف لآخر، وفي حال حدوث أي تأخير من أي طرف تتيح له التدخل لتنبيه الطرف المتأخر أو تحويل الوثيقة لمستخدم آخر لضمان عدم عرقلة المشروع.

    كما تسهم هذه العملية في التخفيف من كمية الأوراق المتبادلة بين أطراف المشروع وأرشفة الوثائق إلكترونياً. تتم أتمتة المراسلات حسب القواعد المتبعة في كل مشروع، كما توجد قوالب جاهزة كما في الشكل (4) لمختلف أنواع المراسلات المستعملة في مشاريع المقاولات.


    الشكل (4): طلب موافقة على وثائق المشروع.

    ملخص دراسة KPMG عن ادارة الوثائق في المشاريع:
    إن 3 إلى 5% من تكلفة المشروع عبارة عن تكلفة أخطاء من الممكن تجاوزها.
    إن 30% من الأخطاء هي نتيجة الاعتماد على خرائط قديمة أو خرائط غير مطابقة.
    يتم إنفاق مبلغ 500 مليون دولار في السنة على طرود لإرسال الخرائط في الولايات المتحدة, معدل تكلفة كل شحنة 33 دولار.
    في نهاية المشروع من النادر أن يملك أي طرف أكثر من 65% من كامل وثائق المشروع.

    ملخص دراسة Price Waterhouse Coopers عن فوائد استعمال نظام التواصل الإلكتروني بين أطراف المشروع:

    باستخدام الطرق التقليدية باستخدام نظام التواصل الإلكتروني معدل التوفير
    عدم الحصول على المعلومات المطلوبة فوراً. كافة معلومات المشروع متوفرة بشكل فوري. حتى 50 % من الوقت.
    دورة زمنية طويلة للحصول على موافقة الخرائط (المعدل الوسطي في الولايات المتحدة 10 أيام). المعدل الوسطي للحصول على موافقة الخرائط يتراوح بين 3 – 7 أيام. 30 – 60 % من الوقت.
    أعمال مكتبية مكثفة للقيام بأعمال الطباعة والنسخ والتوزيع والتصنيف والأرشفة. التخفيف بشكل كبير من الأعمال المكتبية. 20 – 40 % من ساعات العمل.
    القيام بمكالمات هاتفية وإرسال رسائل بالفاكس والبريد. تقليص الحاجة للقيام بمكالمات هاتفية وإرسال رسائل بالفاكس والبريد. 20 – 50 % من التكلفة.


     

مشاركة هذه الصفحة